• Login
No Result
View All Result
  • All posts
  • Đời sống
  • Covid19
  • Chính trị
  • Kinh tế
  • Công nghệ
  • Sức khỏe
  • Thương hiệu
  • Cộng đồng mạng
  • Xe
  • Sức khỏe tình dục
  • Địa phương
  • Điểm Check In
  • bảng giá xe
  • Việc làm
  • Thiết kế website
  • Văn hóa
  • Giải trí
  • Sự kiện
  • Nông sản
  • Download
  • Thiết kế
  • Video
  • Ẩm thực
  • Toplist uy tín tại  Bắc Ninh
  • Nhà cửa
  • Hoa cây cảnh
  • Bầu bí
  • Thể thao
Home Công nghệ

Sử dụng mail nhiều chưa biết hết 15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email

14/05/2021
in Công nghệ, Thương hiệu
0 0
A A
0
0
SHARES
0
VIEWS
Share on FacebookShare on Twitter

Sử dụng mail nhiều bạn có thẻ chưa biết hết 15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email

Email ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ liên lạc không thể thiếu với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng cảm thấy tự tin khi sử dụng công cụ tiện ích này. Nếu bạn là một trong số đó, hãy tham khảo 15 lời khuyên và mẹo nhỏ dưới đây, giúp bạn kiểm soát, sử dụng email đúng cách và hiệu quả.

15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email 19222754054_74a2d7b23f_o
(Nguồn: Internet)

1. Sở  hữu một địa chỉ email lâu dài
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức như khi đổi số di động, khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).

Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp mà bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy. Còn nếu  bạn muốn sở hữu một địa chỉ email gắn bó vĩnh viễn với mình thì cách duy nhất là phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.

Bạn nên xem thêm

Đoán thương hiệu thời trang qua logo

Xây dựng thương hiệu là gì? Phân tích chi tiết các chiến lược quảng bá thương hiệu

2. Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo mà đã vài năm không dùng đến? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email dành cho công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, và một địa chỉ gắn với Facebook?

Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (do cơ quan cung cấp) thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.

3. Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Nếu không muốn thấy hòm thư của mình ngập tràn thư rác và thư quảng cáo, bạn chỉ nên cung cấp địa chỉ email của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác quan trọng. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó,hãy sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.

4. Đừng bấm “Reply All” một cách bừa bãi
Khi muốn gửi một thư mới đến địa chỉ mà bạn từng gửi thư trước đó, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư một bức thư mới và chọn lại địa chỉ đó từ sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, bạn rất dễ rơi vào tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.

5. Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC
Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than (Carbon Coppy). Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.

Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, bạn nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi. Như vậy, bạn sẽ đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, không tiết lộ địa chỉ email của người họ với người khác khi chưa có được sự đồng ý.

6. Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn
“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận tới hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.

Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric”. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi từ địa chỉ hiện thị trong ô From. Nếu là thư quan trọng thì bạn nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể, hãy đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.

7. Mỗi thư một chủ đề
Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người họi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.

8. Viết ngắn gọn
Bạn có thường xuyên phải đọc những bức thư điện tử có tới ba đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những bức thư dài dòng như vậy, thì hãy hiểu là người khác cũng thế.

9. Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lây lan qua email, bạn nên kiểm tra các thư mình nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là bước đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính của bạn.

10. Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, để gửi các file dữ liệu số cho người khác, bạn chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Với các file dữ liệu có dung lượng lớn, tốt hơn hết  là bạn nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.

Bạn có thể chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn muốn chia sẻ một đoạn phim, hãy tải nó lên YouTube, sau đó gửi cho người nhận đường link để họ có thể xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, bạn nên dùng các trang web như MediaFire chẳng hạn, sau đó thì gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, tốt nhất bạn không nên gửi đính kèm những file lớn hơn 10MB.

11. Đừng mở đính kèm hoặc các link lạ
Con đường dính virus hàng đầu là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm đó trông rất bình thường, nó vẫn ẩn chứa nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu nhận thấy đính kèm trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, bạn nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt, bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.

12. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.

13. Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận, bạn không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Nếu gửi email trong lúc giận dữ, bạn rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư, viết ra những điều dễ khiến bạn hối hận sau này. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email.

14. Thu về email đã gửi
Sẽ có lúc, bạn gửi email và nhận thấy thư vừa gửi có lỗi và bạn không muốn gửi nó nữa. Có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc này.

Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để kịp thời chỉnh sửa trước khi thư được gửi đi.

Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.

15. Đừng gửi email những gì có thể chat
Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo!Messenger, Facebook Messenger, Skype hay Twitter.

Nguồn : CareerBuilder.vn

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

ShareTweetShare
Previous Post

VinFast hợp tác với ProLogium sản xuất pin thể rắn ở Việt Nam

Next Post

Thêm hai công nhân ở Bắc Ninh nghi mắc Covid-19

Related Posts

Logo 1 2273 1647681407.jpg
Thiết kế website

Đoán thương hiệu thời trang qua logo

27/09/2023
Xay Dung Thuong Hieu La Gi Phan Tich Chi Tiet Cac Chien Luoc Quang Ba Thuong Hieu 17639
News

Xây dựng thương hiệu là gì? Phân tích chi tiết các chiến lược quảng bá thương hiệu

07/09/2023
Thuong Hieu La Gi Viec Xay Dung Thuong Hieu Bat Dau Tu San Pham 17655
News

Thương hiệu là gì? Việc xây dựng thương hiệu bắt đầu từ sản phẩm

07/09/2023
Xay Dung Thuong Hieu La Gi Phan Tich Chi Tiet Cac Chien Luoc Quang Ba Thuong Hieu 17639
News

11 bước đơn giản xây dựng thương hiệu thành công

07/09/2023
Don Vi Thiet Ke Logo Tai Bac Ninh Uy Tin Chuyen Nghiep 16842 1
News

Đơn vị thiết kế logo tại Bắc Ninh uy tín, chuyên nghiệp

27/08/2023
Kinh Bac Media Don Vi Thiet Ke Logo Chuyen Nghiep Tai Bac Ninh 16749 1
News

Kinh Bắc Media – Đơn vị thiết kế logo chuyên nghiệp tại Bắc Ninh

27/08/2023
Dich Vu Thiet Ke Website Tai Bac Ninh Cua Kinh Bac Web Chuyen Nghiep Uy Tin Gia Re 16775 1
News

Dịch vụ thiết kế website tại Bắc Ninh của Kinh Bắc Web – Chuyên nghiệp, uy tín, giá rẻ

27/08/2023
Quy Trinh Tao Ra Logo Chu B Bay Cua Bentley 1668867082
Thiết kế website

Quy trình tạo ra logo chữ ‘B bay’ của Bentley

27/08/2023
Load More
Next Post
Thêm hai công nhân ở Bắc Ninh nghi mắc Covid-19

Thêm hai công nhân ở Bắc Ninh nghi mắc Covid-19

Trình Thủ tướng “siêu dự án” xây dựng đường trên cao dài nhất Việt Nam

Trình Thủ tướng "siêu dự án" xây dựng đường trên cao dài nhất Việt Nam

VSMART ĐÃ DỪNG LẠI, NHƯNG CÒN BPHONE!

VSMART ĐÃ DỪNG LẠI, NHƯNG CÒN BPHONE!

Leave a Reply Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

https://www.youtube.com/watch?v=jKKZisB4QLA

Archives

Test Drive

Moto1
News

Lamborghini Grew Rapidly During Its First Decade

30/07/2023
Moto5
Comparison

Drag Race! Audi SQ7 Vs Porsche Panamera

26/07/2023
Moto9
Comparison

Lexus LC500 vs Honda Civic Type R | Top Gear: Series 25

22/07/2023
Moto1
Modification

Porsche Cayman: History Doesn’t Repeat, but It Rhymes

21/07/2023

Categories

  • Ẩm thực
  • bảng giá xe
  • Bầu bí
  • Chính trị
  • Comparison
  • Cộng đồng mạng
  • Công nghệ
  • Covid19
  • Doanh nhân doanh nghiệp
  • Download
  • Đánh giá xe
  • Địa phương
  • Điểm Check In
  • Đời sống
  • Được đề xuất
  • Giải trí
  • Gửi tiết kiệm
  • Hoa cây cảnh
  • Hosting
  • Hưng Yên
  • Khoa học
  • Kinh tế
  • Làm đẹp
  • Mê xe
  • Modification
  • News
  • Nghệ thuật ca hát
  • Nhà cửa
  • Nông sản
  • Pháp luật
  • Phim ảnh
  • Review
  • Sự kiện
  • Sức khỏe
  • Sức khỏe tình dục
  • Test Drive
  • Thể thao
  • Thiết kế
  • Thiết kế website
  • Thời trang
  • Thương hiệu
  • Toplist
  • Toplist uy tín tại  Bắc Ninh
  • Tư vấn xe
  • Ưu đãi Tên miền
  • Văn hóa
  • Video
  • Việc làm
  • Xe
© 2023 Kinh Bắc Web Blog's - Chuyên tư vấn thiết kế website xây dựng thương hiệu tại Bắc Ninh Kinh Bắc Web.

pendik escort pendik escort pendik escort sex hikaye backlink al backlink sales backlink satış backlink satış buy backlinks buy backlinks da pa sorgula free backlinks google rank checker google seo googlede üst sıraya çıkmak hacklink al hacklink nedir hacklink panel hacklink seo r57 shell search engine optimization seo SEO Tools seo uyumlu makale sitem kaçıncı sırada tanıtım yazısı pendik escort ataşehir escort Cialis 100 mg Cialis 100 mg cialis 100 mg Cialis 100 mg Cialis 100 mg 30 tablet Cialis 100 mg jel Cialis 100 mg orjinal satış sitesi Cialis 20 mg Cialis 20 mg Cialis 20 mg Cialis 20 mg Cialis 20 mg Cialis 5 mg Cialis 5 mg Cialis 5 mg Cialis 5 mg Cialis 5 mg 28 tablet cialis fiyat cialis fiyat cialis fiyat cialis fiyat cialis fiyat cialis fiyat Cialis fiyat 2023 cialis fiyatı Cialis fiyatları Cialis jel Cialis jel cialis jel Viagra 100 mg Viagra 100 mg Viagra 100 mg 30 tablet Viagra fiyat Viagra fiyat Viagra fiyat Viagra fiyat 2023 Viagra fiyat 2023 Viagra fiyatları Viagra krem Viagra satış sitesi Viagra satış sitesi adana escort adana escort bahis Bahis Siteleri Bedava Bonus Veren Bahis Siteleri bodrum vip transfer canlı bahis canlı sohbet hattı canlı sohbet hattı çeşme vip transfer Deneme Bonusu Veren Bahis Siteleri denizli escort eryaman escort eryaman escort fal hatları fal hattı gaziantep escort gaziantep escort gaziantep escort Hoşgeldin Bonusu Veren Bahis Siteleri kayseri escort mersin escort mersin escort sohbet hatları sohbet hatları sohbet hattı sohbet hattı telefonda fal holiganbet bahis bahis siteleri bedava bonus bedava bonus veren bahis siteleri canlı bahis canlı casino antalya escort eskişehir escort konya escort da pa checker kartal escort mersin falcı izmir escort kayseri escort kütahya escort samsun escort kurtkoy escort tuzla escort gebze escort anamur escort en iyi bet siteleri güvenilir bahis siteleri kız kalesi escort kızkalesi escort lisanslı bahis siteleri mersin escort mezitli escort pozcu escort rulet siteleri silifke escort susanoğlu escort tarsus escort yenişehir escort

No Result
View All Result
  • All posts
  • Đời sống
  • Covid19
  • Chính trị
  • Kinh tế
  • Công nghệ
  • Sức khỏe
  • Thương hiệu
  • Cộng đồng mạng
  • Xe
  • Sức khỏe tình dục
  • Địa phương
  • Điểm Check In
  • bảng giá xe
  • Việc làm
  • Thiết kế website
  • Văn hóa
  • Giải trí
  • Sự kiện
  • Nông sản
  • Download
  • Thiết kế
  • Video
  • Ẩm thực
  • Toplist uy tín tại  Bắc Ninh
  • Nhà cửa
  • Hoa cây cảnh
  • Bầu bí
  • Thể thao

© 2023 Kinh Bắc Web Blog's - Chuyên tư vấn thiết kế website xây dựng thương hiệu tại Bắc Ninh Kinh Bắc Web.

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In