Sử dụng mail nhiều bạn có thẻ chưa biết hết 15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email

Email ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ liên lạc không thể thiếu với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng cảm thấy tự tin khi sử dụng công cụ tiện ích này. Nếu bạn là một trong số đó, hãy tham khảo 15 lời khuyên và mẹo nhỏ dưới đây, giúp bạn kiểm soát, sử dụng email đúng cách và hiệu quả.

15 Quy Tắc Vàng Khi Sử Dụng Email 19222754054_74a2d7b23f_o
(Nguồn: Internet)

1. Sở  hữu một địa chỉ email lâu dài
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức như khi đổi số di động, khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).

Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp mà bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy. Còn nếu  bạn muốn sở hữu một địa chỉ email gắn bó vĩnh viễn với mình thì cách duy nhất là phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.

2. Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo mà đã vài năm không dùng đến? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email dành cho công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, và một địa chỉ gắn với Facebook?

Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (do cơ quan cung cấp) thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.

3. Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Nếu không muốn thấy hòm thư của mình ngập tràn thư rác và thư quảng cáo, bạn chỉ nên cung cấp địa chỉ email của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác quan trọng. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó,hãy sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.

4. Đừng bấm “Reply All” một cách bừa bãi
Khi muốn gửi một thư mới đến địa chỉ mà bạn từng gửi thư trước đó, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư một bức thư mới và chọn lại địa chỉ đó từ sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, bạn rất dễ rơi vào tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.

5. Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC
Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than (Carbon Coppy). Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.

Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, bạn nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi. Như vậy, bạn sẽ đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, không tiết lộ địa chỉ email của người họ với người khác khi chưa có được sự đồng ý.

6. Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn
“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận tới hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.

Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric”. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi từ địa chỉ hiện thị trong ô From. Nếu là thư quan trọng thì bạn nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể, hãy đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.

7. Mỗi thư một chủ đề
Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người họi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.

8. Viết ngắn gọn
Bạn có thường xuyên phải đọc những bức thư điện tử có tới ba đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những bức thư dài dòng như vậy, thì hãy hiểu là người khác cũng thế.

9. Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lây lan qua email, bạn nên kiểm tra các thư mình nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là bước đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính của bạn.

10. Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, để gửi các file dữ liệu số cho người khác, bạn chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Với các file dữ liệu có dung lượng lớn, tốt hơn hết  là bạn nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.

Bạn có thể chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn muốn chia sẻ một đoạn phim, hãy tải nó lên YouTube, sau đó gửi cho người nhận đường link để họ có thể xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, bạn nên dùng các trang web như MediaFire chẳng hạn, sau đó thì gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, tốt nhất bạn không nên gửi đính kèm những file lớn hơn 10MB.

11. Đừng mở đính kèm hoặc các link lạ
Con đường dính virus hàng đầu là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm đó trông rất bình thường, nó vẫn ẩn chứa nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu nhận thấy đính kèm trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, bạn nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt, bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.

12. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.

13. Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận, bạn không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Nếu gửi email trong lúc giận dữ, bạn rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư, viết ra những điều dễ khiến bạn hối hận sau này. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email.

14. Thu về email đã gửi
Sẽ có lúc, bạn gửi email và nhận thấy thư vừa gửi có lỗi và bạn không muốn gửi nó nữa. Có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc này.

Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để kịp thời chỉnh sửa trước khi thư được gửi đi.

Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.

15. Đừng gửi email những gì có thể chat
Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo!Messenger, Facebook Messenger, Skype hay Twitter.

Nguồn : CareerBuilder.vn

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

Địa chỉ phòng khám đa khoa Bảo Việt Bảo Việt Nam Định Bệnh chlamydia bệnh giang mai và cách điều trị Bệnh giang mai Bệnh mụn rộp sinh dục Bệnh sùi mào gà có chữa được không Bệnh sùi mào gà Bệnh sùi mào gà và cách chữa trị Bệnh viện nào khám sùi mào gà Bệnh xã hội Cách chữa bệnh giang mai Cách chữa bệnh lậu ở Nam giới Cách chữa bệnh sùi mào gà ở nữ giới xét nghiệm bệnh sùi mào gà ở đâu Chữa bệnh lậu ở Nam Định Chữa bệnh lậu ở Thái Bình Chữa sùi mào gà ở Thái Bình Dấu hiệu nhận biết mắc bệnh lậu Chữa sùi mào gà tại Nam Định Bệnh lậu có chữa được không Khám bệnh lậu ở Nam Định Khám bệnh lậu ở Thái Bình Khám bệnh lậu tại Nam Định Chữa bệnh lậu tại Nam Định Chữa sùi mào gà ở Nam Định Khám sùi mào gà ở đâu Nam Định Khám sùi mào gà ở Nam Định cách chữa bệnh sùi mào gà ở nam giới khám sùi mào gà ở Thái Bình Phòng khám bệnh lậu ở Nam Định Phòng khám đa khoa Nam Định Phòng khám tại Nam Định Địa chỉ chữa sùi mào gà Phong kham da khoa nam dinh phòng khám chữa bệnh lậu hẹp bao quy đầu có nguy hiểm không phòng khám tại Thái Bình Các bệnh hậu môn Các bệnh hậu môn thường gặp Chữa bệnh trĩ ở Thái Bình Chữa bệnh trĩ tại Nam Định bệnh trĩ Địa chỉ khám chữa bệnh trĩ ở Nam Định Khám bệnh trĩ ở Nam Định Chữa bệnh trĩ ở Nam Định Khám bệnh trĩ ở Thái Bình Phòng khám trĩ tại Nam Định Polyp hậu môn Bệnh táo bón Bảo Việt Thái Bình Thai kỳ khỏe mạnh Chữa sùi mào gà Tiêm phòng ung thư cổ tử cung Bệnh viện nam khoa Nam Định Máu báo thai Dấu hiệu mang thai Nên cắt bao quy đầu ở bệnh viện nào Nguyên nhân gây nên xuất huyết âm đạo Máu báo thai xuất hiện khi nào Phòng khám Bảo Việt Nam Định có tốt không Phòng khám Bảo Việt Thái Bình có tốt không Phòng khám đa khoa Bảo Việt Ra máu báo thai kèm đau bụng Cấy que tránh thai có an toàn không Phòng khám đa khoa bảo việt Chuỗi hạt ngọc ở Nam Giới cách trị ngứa vùng kín Bệnh viện phụ khoa Thái Bình phòng khám đa khoa Thái Bình Bệnh viện chữa nam khoa Viêm nhiễm phụ khoa có gây vô sinh không? viêm vòi trứng Xuất tinh sớm có chữa được Hẹp bao quy đầu Bệnh liệt dương có chữa khỏi được không Bệnh viêm đường tiết niệu ở nam giới Bệnh viêm tuyến tiền liệt Dấu hiệu viêm tuyến tiền liệt Bệnh viện nam khoa Nam Định Cách chữa xuất tinh sớm khi quan hệ Điều trị hẹp bao quy đầu Cắt bao quy đầu ở Thái Bình Chảy dịch mủ vàng ở niệu đạo /đầu dương vật chảy mủ trắng địa chỉ khám nam khoa uy tín Chỉnh hình bộ phận sinh dục Chi phí cắt bao quy đầu là bao nhiêu Cơ sở cắt bao quy đầu ở Nam Định Dài bao quy đầu Dấu hiệu hẹp bao quy đầu ở người lớn Địa chỉ bệnh viện khám nam khoa Bệnh viện nam khoa Thái Bình Phòng khám nam khoa nam định Địa chỉ chữa rối loạn cương dương Địa chỉ điều trị rối loạn dương cương tại Nam Định Địa chỉ phòng khám nam khoa ở Nam Định Địa chỉ phòng khám nam khoa ở Thái bình Địa chỉ phòng khám nam khoa tại Nam Định Phòng khám nam khoa tại nam định Khám nam khoa nam định Phòng khám nam khoa online Phòng khám nam khoa uy tín Khám nam khoa ở Nam Định Nguyên nhân viêm tinh hoàn Bệnh hẹp bao quy đầu ở người lớn Bệnh viện chuyên khoa nam Bệnh viện chữa bệnh nam khoa ở Nam Định Bệnh viện chữa bệnh nam khoa tốt nhất Phòng khám nam khoa ở đâu tốt Phòng khám nam khoa ở Thái Bình Cắt bao quy đầu ở nam Định Rối loạn chức năng sinh dục nam Phòng khám cắt bao quy đầu Viêm nhiễm cơ quan sinh dục Rối loạn cương dương Rối loạn chức năng sinh dục Phòng khám nam khoa Thái Bình Dia chi kham nam khoa uy tin Bệnh viêm bàng quang cấp Bệnh viêm bàng quang Viêm cơ quan sinh dục nam Viêm túi tinh Xuất tinh ra máu Cách chữa bệnh viêm nhiễm phụ khoa Cách điều trị viêm cổ tử cung Phòng khám phụ khoa uy tín Chu kỳ kinh nguyệt Bệnh phụ khoa Bệnh rối loạn chức năng tình dục Địa chỉ cắt bao quy đầu tại Nam Định Địa chỉ chữa viêm lộ tuyến cổ tử cung uy tín tại Nam Định Bệnh u xơ tử cung Viêm buồng trứng Bệnh viêm cổ tử cung Bệnh viện bảo việt nam định Bệnh viện phụ khoa Nam Định uy tín Biểu hiện của viêm lộ tuyến cổ tử cung Biểu hiện của viêm nhiễm phụ khoa Buồng trứng đa nang Các bệnh ở buồng trứng Chữa viêm lộ tuyến cổ tử cung cách điều trị viêm lộ tuyến cổ tử cung Khám phụ khoa ở Thái Bình Phòng khám phụ khoa uy tín Nam Định Địa chỉ khám phụ khoa uy tín Địa chỉ phá thai an toàn ở Nam Định Bệnh viện phụ khoa Nam Định Điều trị bệnh phụ khoa Kế hoạch hóa gia đình Phong kham phu khoa o Nam Dinh Khám phụ khoa ở Nam Định phá thai ở Thái Bình Phòng khám phụ khoa ở Thái Bình uy tín Phòng khám phụ khoa uy tín ở Nam Định Phá thai ở Nam Định Địa chỉ phá thai ở Nam Định Phá thai an toàn Địa chỉ phòng khám bảo việt nam định Phòng khám Nam Định Phòng khám phụ khoa Nam Định Phòng khám phụ khoa ở Thái Bình Phòng khám phụ khoa uy tín ở Thái Bình Phòng khám phụ khoa ở Nam Định Viêm phụ khoa và cách điều trị Hút thai ở nam định Phòng khám phụ khoa Thái Bình bệnh viêm lộ tuyến tử cung cách chữa vô sinh ở nữ giới Các bệnh phụ khoa bệnh viện hiếm muộn Triệu chứng viêm lộ tuyến cổ tử cung Phòng khám phá thai Nam Định Đặt vòng tránh thai Vá màng trinh Viêm buồng trứng có thai được không Viêm lộ tuyến cổ tử cung là gì Dấu hiệu nhận biết bệnh sùi mào gà chữa bệnh sùi mào gà hết bao nhiêu tiền Sùi mào gà có ngứa không đầu dương vật chảy mủ trắng khám sùi mào gà ở Hà Nam địa chỉ phòng khám đa khoa Bảo Việt Nam Định Dương vật nổi hạch Bệnh sùi mào gà có nguy hiểm không? Mụn rộp sinh dục có nguy hiểm không nổi mụn ngứa ở vùng kín nữ Triệu chứng bệnh lậu ở nam giới Phòng khám chữa trĩ tại Nam Định bệnh trĩ nội và cách chữa phòng khám trĩ tại thái bình Bệnh trĩ chữa ở đâu tốt nhất Tiểu ra máu phòng khám phụ khoa ở Hà Nam đau nhức tinh hoàn địa chỉ phá thai an toàn ở Hà Nam địa chỉ phòng khám nam khoa tại Nam Định địa chỉ phòng khám nam khoa ở Hà Nam khám bệnh lậu ở Hà Nam Phòng khám Bảo Việt có tốt không Phòng khám Bảo Việt có tốt không Phòng khám bệnh viện đa khoa Bảo Việt sưng vùng kín ở nữ phòng khám đa khoa Hà Nam phòng khám phụ khoa Hà Nam Phòng khám thái Bình khám bệnh trĩ ở Hà Nam Hẹp bao quy đầu là như thế nào Bao nhiêu tuổi cắt bao quy đầu Bao quy đầu dài có sao không Bệnh viện chữa bệnh nam giới Bệnh viện nam khoa Đau tinh hoàn bên phải Dương vật có bựa trắng phòng khám nam khoa tốt nhất Bệnh viện nam khoa Nam Định Có nên cắt bao quy đầu không nên cắt bao quy đầu ở bệnh viện nào Bác sĩ phụ khoa Tiểu nhiều tiểu buốt bị viêm lộ tuyến có nên đốt không phá thai không đau bao nhiêu tiền Biện pháp phá thai an toàn nhất hiện nay Hút thai có ảnh hưởng gì Địa chỉ phá thai an toàn ở Thái Bình Địa chỉ phá thai an toàn ở Thái Bình Phòng khám phá thai ở Nam Định Nang naboth cổ tử cung phá thai có ảnh hưởng gì không Phòng khám phá thai Thái Bình bị viêm lộ tuyến có nên đốt không bệnh viện chữa vô sinh bệnh viêm phụ khoa thu hẹp vùng kín giá bao nhiêu cách chữa viêm lộ tuyến cổ tử cung tốt nhất

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *