Chúng ta đều biết rằng việc hướng dẫn và đào tạo online không chỉ khó khăn, mà còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ tạo ra trải nghiệm không mấy tốt đẹp đối với nhân sự mới. Quy trình đào tạo cho người mới không chỉ đơn giản là bạn cho gì thì nhân viên nhận lấy. Ngược lại, đó là một quá trình với những công đoạn “khó nhằn” và mang tính “một ăn cả ngã về không”.
Để tạo dựng thành công một quy trình đào tạo hiệu quả và khác biệt, tất cả nằm ở cách mà ta tư duy và thấu hiểu về nó ra sao. Chẳng hạn như, đài truyền hình phải tìm ra nhiều cách khác nhau để khai thác một phương tiện truyền thông mới; tương tự quy trình đào tạo nhân sự mới cũng vậy, bạn phải làm sao để mình theo kịp với công nghệ và thời đại ngày nay.
Dù bạn là một công ty nhỏ và đào tạo một người một lúc, hay là một doanh nghiệp lớn và đào tạo cùng lúc một “đội quân” mới thì những bí quyết dưới đây sẽ phần nào giúp quá trình đào tạo nhân sự của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Bước khởi đầu nhanh chóng
Hãy nghĩ về ngày làm việc đầu tiên của bạn nào. Bạn đã không thể ngủ ngon vào đêm trước đó đúng không? Đầu óc bạn cứ quay cuồng trong những suy đoán, lo âu, và cả những bất an ngờ hoặc nữa. Điều này còn được thể hiện rõ nét hơn khi bạn bắt đầu một công việc mới trong mùa dịch như thế này. Những khoảnh khắc giúp bạn thoải mái hơn trong ngày đầu làm việc – ví dụ như kết thân với một đồng nghiệp nào đó, hay sếp dẫn bạn đi ăn trưa chẳng hạn, sẽ chẳng thể xảy ra khi bạn làm việc online được.
Có thể nhân viên mới chưa từng trải nghiệm qua việc đào tạo online trước đây, vì thế việc lên kế hoạch giúp họ cảm thấy thoải mái và được chào đón là điều vô cùng cần thiết.
Chọn một người bạn đồng hành với nhân sự mới
Thậm chí ở văn phòng làm việc truyền thống cũng cần có ai đó giúp hỗ trợ cho nhân viên mới. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người bạn đồng hành này nên là một người khác – không phải là người của quản lý, nhằm giúp nhân viên mới thoải mái đặt ra bất cứ câu hỏi nào. Bất cứ nhân sự mới nào cũng nên được khuyến khích để đặt câu hỏi, và bạn không hề muốn họ trở nên lúng túng khi không biết phải hỏi ai trong ngày đầu làm việc đâu. Lý tưởng nhất, là người với vai trò cầu nối này sẽ liên hệ với nhân sự mới trước, và giới thiệu mình chính là người bạn cùng đồng hành trong những ngày đầu tiên làm việc của họ.
Tạo gắn kết với công ty trước ngày làm việc đầu tiên
Ngay khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, hãy bắt đầu kết nối và khiến họ trở thành một thành viên không thể thiếu của đại gia đình. Reckitt – một công ty hàng tiêu dùng toàn cầu, sẽ gửi một kiện hàng – bao gồm các sản phẩm chăm sóc, cùng với một tấm thiệp ghi sứ mệnh của công ty có liên quan đến sản phẩm; đến tận nhà của nhân viên mới trước ngày họ bắt đầu làm việc.
Các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ phải luôn luôn sẵn sàng
Hãy cung cấp nhân viên mới cách sử dụng công nghệ thông tin khi làm việc; ví dụ như họp online qua nền tảng nào, các kênh giao tiếp của công ty là gì, và hệ thống công ty hoạt động ra sao. Việc chuẩn bị chu đáo như thế này sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề trục trặc kỹ thuật, đồng thời giúp nhân viên mới có thể tập trung tham gia cũng như thoải mái hơn trong ngày đầu làm việc. Một vài tổ chức sẽ gửi laptop hoặc điện thoại trước cho nhân viên mới, đồng thời lắp đặt đầy đủ cho họ cấu hình và giao thức bảo mật mà công ty đang sử dụng. Điều này giúp nhân viên kết nối tốt hơn công ty, cũng như giảm bớt lo âu khi họ bắt đầu tham gia một công việc mới.
Xây dựng mối quan hệ
Khi làm việc online, bạn không thể xây dựng các mối quan hệ thân thiết và ngẫu nhiên thông qua những cuộc tán gẫu ở hành lang, lúc ăn trưa chung hay ở các buổi sự kiện được. Đó là lí do tại sao công ty nên chủ động thiết lập xen kẽ các cuộc họp mang tính chất khác nhau. Ví dụ như có khi là họp chuyên môn, có khi là họp 1-1, hay các buổi tương tác thân thiết giữa nhân viên cũ và mới chẳng hạn. Ngoài ra, bạn cũng nên thiết lập các nhóm thảo luận khác nhau nhằm giúp nhân viên mới hiểu hơn về các thành viên còn lại. Cuối cùng, một trong những rủi ro của làm việc online, đó là nhà lãnh đạo rất dễ rơi vào tình trạng một mình mình làm chủ và kiểm soát hết mọi chuyện.
Việc tạo ra một mạng lưới rộng lớn giúp mọi người dễ dàng kết nối với nhau sẽ giúp ích rất nhiều cho thành công lâu dài của doanh nghiệp. Và để làm được điều này, bạn cần tạo dựng một cộng đồng với đầy đủ các trải nghiệm mang tính chuyên môn và cá nhân hóa, với mấu chốt là những “điểm chạm” nhằm giúp bạn kết nối tốt hơn đến với từng thành viên trong tổ chức.
Xây dựng thành công các mối quan hệ 1:1
Để giúp nhân sự mới hiểu hơn về các điều lệ, trách nhiệm, hay các mục tiêu của doanh nghiệp – những buổi thảo luận chuyên môn là vô cùng cần thiết. Một trong những thuận lợi của đào tạo online, đó là bạn hoàn toàn có thể lên lịch và sắp xếp họp với nhân viên mới một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Giới thiệu các thành viên trong nhóm, và rộng hơn là trên toàn thể công ty
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc quen biết rộng rãi sẽ giúp ích cho bạn hơn rất nhiều, đặc biệt là khi bạn làm ở các vị trí cao trong tổ chức. Khi nhân sự mới với vai trò là một trưởng nhóm, thì công ty nên giúp họ mở rộng các mối quan hệ, bắt đầu từ trong nội bộ trước. Một trong những cách có thể giúp nhân sự mới hiểu hơn về cơ cấu vận hành của công ty, đó là cho họ cơ hội được tham gia những buổi họp khác nhau trong tuần định hướng đầu tiên. Thậm chí đó cũng có thể là họp cổ đông, hay những buổi thảo luận nhóm mà không có liên quan gì mấy đến công việc chính của họ cả.
Giải thích về văn hóa và cách làm việc
Nhân sự mới cần hiểu về văn hóa doanh nghiệp ngay từ những giây phút đầu tiên nhất. Hãy dành nhiều thời gian để nói về các phương diện văn hóa và môi trường làm việc. Hãy cho nhân viên mới có cơ hội được hỏi về cách mà công việc được thực hiện ra sao trong thực tế.
Giải thích rõ về những giả định ngầm hiểu
Các tổ chức thường chia sẽ về lịch sử hình thành, các cột mốc đáng nhớ hay lễ kỉ niệm của công ty. Tuy nhiên, nhân sự mới có thể nắm bắt được những điều này thông qua các video giới thiệu, trang web của công ty, trong giấy tờ và qua lời kể của những nhân viên lâu năm khác.
Nghe thì có vẻ hơi kì lạ, nhưng bạn nên làm rõ các “luật bất thành văn” – điều mà thường dễ dàng bị bỏ qua khi nói đến văn hóa doanh nghiệp; bao gồm mức độ trang trọng khi làm việc, đồng phục, thái độ và hành xử khi tham gia họp online, cách gửi và phản hồi mail, và cả giờ giấc làm việc nữa. Đừng để nhân viên mới phải suy đoán những điều này trong mơ hồ và lo lắng nhé.
Chỉ định một người bạn đồng hành
Một người đồng nghiệp giúp trả lời những câu hỏi về văn hóa cho nhân sự mới thật sự đem lại nhiều hiệu quả đáng kể. Họ có thể giúp tóm tắt lại những ý chính sau buổi họp, hoặc ra dấu hiệu cảnh báo nếu nhân sự mới vô tình làm điều gì đó không đúng quy tắc.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng
Nhân sự mới nên thấy được một bức tranh tổng quát về con đường sự nghiệp của họ trong 100 ngày làm việc đầu tiên. Và họ cũng cần nhận ra vai trò của mình sẽ đóng góp ra sao cho thành công chung của tổ chức. Khi có một thành viên mới tham gia nhóm, thì giám đốc nhân sự chính là người đứng ra chia sẻ về tầm nhìn, cũng như mục tiêu của công ty – để từ đó nhân sự mới biết cách điều chỉnh sao cho hướng đi của mình cũng chính là hướng đi của toàn đội.
Việc thiết lập rõ nhiệm vụ từ lúc ban đầu như vậy sẽ giúp nhân sự mới biết cách sắp xếp và ưu tiên thứ tự trong công việc, để từ đó đạt được những thành tựu nhỏ nhằm tạo một nền móng vững chắc cho con đường sự nghiệp của chính mình. Về lâu về dài, khi họ đã có thể phát triển và thích nghi hơn; công việc cũng trở nên phức tạp và có đôi chút mơ hồ – thì những mong đợi được đặt ra từ đầu chính là nền tảng để họ cân bằng và điều chỉnh tốt hơn trong công việc.
Tóm lại, quy trình đào tạo hiệu quả là một trong những động lực giúp con người tiến bộ và thành công hơn trong tương lai. Một khởi đầu suôn sẻ sẽ tạo ra nhiều khác biệt mang tính tích cực. Một khởi đầu không mấy ấn tượng sẽ phá vỡ đi sự tự tin của nhân sự, và khiến cho công ty chịu nhiều tổn thất. Điều khiến một tổ chức nổi bật hơn so với những nơi khác – dù là với hình thức đào tạo online hay offline; đó là nhân sự mới sẽ gắn bó với công ty một cách lâu dài, và nó sẽ không kết thúc trong tuần đầu làm việc, sau 30 ngày, hay thậm chí là 100 ngày. Quy trình đào tạo chính là những viên gạch đầu tiên trên con đường sự nghiệp của một con người. Và nếu bạn thực hiện nó đủ tốt, thì dĩ nhiên bạn sẽ sở hữu một đội ngũ nhân sự vô cùng tận tâm và tận lực.
