5 Lưu ý khi thiết kế Profile

Lời khuyên thiết kế profile chuyên nghiệp

Nên minh họa bằng biểu đồ, hình ảnh

Như ta đã biết, hình ảnh có sức mạnh gấp trăm lần lời nói. Những đồ thị, biểu đồ và những dữ liệu khác đi kèm sẽ giúp cung cấp nhiều thông tin hơn cho khách hàng, một cách trực quan nhất. Bằng cách trình bày này, thông tin trong profile trở nên đáng tin cậy hơn với những dữ liệu chính xác được hiển thị đa chiều. Các đối tác kinh doanh và các nhà đầu tư sẽ hiểu các báo cáo tài chính của doanh nghiệp tốt hơn.

Nên tổ chức thông tin một cách dễ hiểu

Lời khuyên thứ 5 cho bạn khi thiết kế profile là nên tổ chức thông tin càng dễ hiểu càng tốt. Các yếu tố cần đạt được: thông tin ngắn gọn, súc tích, trọng tâm, cụ thể và một kết cấu mạch lạc dễ hiểu. Đây là lý do vì sao các cuốn profile doanh nghiệp thường theo một mẫu dàn trang cơ bản và chỉ bao gồm những thông tin thiết yếu hữu ích.

Tóm lại, bạn cần ghi nhớ 5 lời khuyên trên đây trong quá trình thiết kế cuốn profile cho doanh nghiệp của mình. Trên thực tế, những mấu chốt đơn giản và tinh tế tạo nên một cuốn profile mang sức mạnh. Nếu bạn thực sự muốn có một lợi thế cạnh tranh từ cuốn profile công ty, bạn nên liên hệ các dịch vụ chuyên nghiệp để được tư vấn kỹ lưỡng hơn.

Năng lực đặc biệt hoặc khác biệt của doanh nghiệp
Các mốc son trong quá trình phát triển doanh nghiệp
Những bằng khen, chứng nhận được các tổ chức danh giá công nhận
Các dự án tiêu biểu
Đội ngũ nhân tài
Đối tác chiến lược
Khách hàng thân thiết
Hình ảnh thực tế về công ty

Năng lực đặc biệt hoặc khác biệt của doanh nghiệp

Mỗi đơn vị kinh doanh muốn có chỗ đứng trong thị trường đều cần đến yếu tố “khác biệt” trong năng lực sản xuất, cung ứng hoặc thương mại, dịch vụ. Nếu công ty bạn có một thế mạnh lớn nào đó, bạn đừng quên nhấn mạnh nó trong cuốn profile doanh nghiệp. Đây sẽ là một trong những yếu tố quyết định giúp cuốn profile có sức mạnh thuyết phục khách hàng và đối tác.

Một số công ty sản xuất có năng lực đặc biệt trong dây chuyền sản xuất: về quy mô nhà máy, sản lượng, công nghệ, giá trị của nguồn vốn đầu tư… Các công ty thương mại thường nhấn mạnh vào hệ thống kinh doanh, chất lượng dịch vụ, đội ngũ chăm sóc… Những điểm khác biệt mang lại lợi thế cạnh tranh cao giữa các doanh nghiệp cùng ngành cũng là thông tin cần được chú trọng trong profile.

Các mốc son trong quá trình phát triển doanh nghiệp

Tất cả các doanh nghiệp mỗi khi nói đến những mốc son thành công trong lịch sử phát triển đều có một sự tự hào nhất định. Các mốc son lịch sử không chỉ khẳng định năng lực thực tế của doanh nghiệp bạn, mà về lâu dài, những thông tin này tiếp thêm năng lượng cho cả đội ngũ kinh doanh và bộ phận marketing.

Những bằng khen, chứng nhận được các tổ chức danh giá công nhận

Các doanh nghiệp sản xuất thường trình diện những giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng. Doanh nghiệp bạn cũng nên đưa ra những bằng khen, giải thưởng mà doanh nghiệp được trao tặng bởi nhà nước hoặc các tổ chức có danh tiếng. Mặc dù bằng cấp không quan trọng bằng kinh nghiệm thực tế, tuy nhiên một doanh nghiệp có nhiều “bằng cấp cao” sẽ gây được sự chú ý nhiều hơn từ các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng.

Các dự án tiêu biểu

Những khách hàng và đối tác cần một sự đảm bảo chắc chắn và an toàn hơn khi quyết định hợp tác với doanh nghiệp bạn. Các dự án tiêu biểu là những dự án có sự thành công đặc biệt, hoặc chỉ cần khẳng định được kinh nghiệm, chứng minh được năng lực thực tế của công ty bạn.

Đội ngũ nhân tài

Mỗi công ty đều có một đội ngũ chủ lực, làm nên năng lực của công ty. Điều này có thể có được từ phương pháp đào tạo nội bộ của doanh nghiệp, hoặc đầu vào về bằng cấp và kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt. Đây cũng là những thông tin mà doanh nghiệp bạn nên nhấn mạnh trong profile của mình.

Đối tác chiến lược

Mọi doanh nghiệp đều có những đối tác chiến lược, đó có thể là các đơn vị hợp tác, đối tác cung cấp nguyên liệu, sản phẩm, máy móc thiết bị, tích hợp công nghệ…

Nếu công ty bạn cung cấp các giải pháp công nghệ mới, các bạn có thể kể tên một số các đối tác chiến lược nước ngoài mà các bạn thường hợp tác cùng trong các dự án của mình. Độc giả sẽ có đánh giá tốt về năng lực của công ty bạn hơn nếu đối tác chiến lược của doanh nghiệp bạn là những tổ chức hoặc tập đoàn quốc tế nổi tiếng trong ngành.

Một nhà máy sản xuất có thể kể đến tên các đối tác cung cấp công nghệ và thiết bị, cũng như bảo dưỡng định kỳ dây chuyền sản xuất…

Khách hàng thân thiết

Kể tên các khách hàng thân thiết cũng giúp đề cao vị trí, nhấn mạnh năng lực và uy tín của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bạn có thể có rất nhiều khách hàng, bạn chỉ nên kể tên một số những khách hàng đặc biệt tiêu biểu, thường là những khách hàng có vị trí trên thị trường, nổi tiếng ai cũng biết đến. Công bố số lượng khách hàng đồ sộ cũng giúp chứng minh bề dày kinh nghiệm phục vụ khách hàng của công ty bạn.

Hình ảnh thực tế về công ty

Mặc dù một số cuốn profile có thể không chú trọng vào điều này, tuy nhiên những hình ảnh thực tế về hoạt động của doanh nghiệp bạn sẽ mang lại ấn tượng tốt hơn cho khách hàng mục tiêu. Điều này khiến cho cuốn profile của doanh nghiệp trở nên “thật” hơn, mang lại sự yên tâm cho khách hàng khi lựa chọn. Những hình ảnh thực tế này nên có chất lượng tốt, chọn đúng những góc cảnh giúp chứng minh năng lực và mang lại thiện cảm trong lòng khách hàng.

In ấn và sản xuất

In ấn là một bước quan trọng tạo nên thành công của một cuốn profile công ty. Chất lượng in sẽ phản ánh chất lượng sản phẩm cuối cùng mà bạn nhận được.

Chất liệu và quy cách của profile công ty

Quy cách: Profile công ty thường sử dụng các form mẫu tương đối “chuẩn mực”. Có nghĩa là bạn có thể sử dụng kích thước A4 hoặc A5, nằm ngang hay nằm dọc. Cách đóng gáy phụ thuộc nhiều vào dung lượng của cuốn profile. Nếu bạn có một cuốn profile mỏng (từ 30 trang trở xuống) thì thường ta sẽ chọn cách đóng gáy dập ghim. Còn nếu là một cuốn profile nhiều trang, cách dán gáy sẽ làm profile sang trọng và đẹp hơn.

Chất liệu: Ngày nay có nhiều lại giấy khác nhau để bạn lựa chọn. Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 – 30 trang bạn có thể sử dụng giấy Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy C200) để làm ruột, còn bìa thì dày hơn (C300). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán bóng để giữ cho bìa profile bền hơn và sang trọng hơn. Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hơn và đắt tiền hơn như Conquerer, giấy mỹ thuật ngoại nhập v.v…

Công nghệ in ấn profile

In profile giới thiệu công ty hay các ấn phẩm khác như brochure, profile, tờ rơi, poster v.v… thường sử dụng cách in Offset.

In Offset là một kỹ thuật in ấn trong đó, các hình ảnh dính mực in được ép lên các tấm cao su (còn gọi là các tấm offset) trước rồi mới ép từ miếng cao su này lên giấy. Khi sử dụng với in thạch bản, kỹ thuật này tránh được việc làm nước bị dính lên giấy theo mực in.

Ưu điểm của việc in offset là chất lượng hình ảnh rất cao và dễ gia công hơn so với các loại hình in khác. Tuy nhiên vì là in công nghiệp nên số lượng in cần đủ lớn (thông thường từ 1000 bản) để tối ưu hóa về chi phí.

Câu hỏi thường gặp khi thiết kế Profile

Q: Tại sao cần thiết kế profile giới thiệu công ty?

Q: Làm thế nào để có một profile đẹp?

Q: Cần bao lâu để thiết kế profile?

Q: Tôi cần chuẩn bị những gì để thiết kế một cuốn profile cho công ty?

Q: Chất lượng hình ảnh được sử dụng để thiết kế profile?

Q: Kích thước nào phù hợp cho cuốn profile?

Q: Dùng loại giấy gì để in profile ?

Q: Tôi có thể in 100 cuốn profile được không?

Q: Công ty tôi là nhà thầu xây dựng và cập nhật các dự án mới vào profile mỗi năm, có cách nào để làm việc này không?

Hỏi: Tại sao cần thiết kế profile giới thiệu công ty?

Trả lời: Profile công ty là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng ấn tượng và hiệu quả. Profile có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Một cách phổ biến nhất bạn dùng profile khi:

– Giới thiệu công ty trước đối tác, khách hàng tiềm năng.
– Tham gia thầu một dự án.
– Sử dụng như một tài liệu bán hàng (Sales Kit).
– Giúp khách hàng, đối tác có cảm nhận về công ty bạn chuyên nghiệp hơn.
– Thay thế cho việc truy cập vào website để đọc thông tin.
– Giúp khách hàng của bạn có thể tham khảo thông tin bất cứ lúc nào, khi nào.
– Giúp lưu trữ thông tin của bạn để khách hàng có thể tham khảo khi nào cần đến.

Profile là tài liệu có giá trị sử dụng cao. Khách hàng có xu hướng giữ lại để tham khảo chứ không vứt đi như các ấn phẩm quảng cáo khác.

Hỏi: Làm thế nào để có một profile đẹp?

Trả lời: Để có một cuốn profile đẹp cần sự đầu tư từ việc chuẩn bị nội dung, hình ảnh đến thiết kế và in ấn. Ngoài ra, bạn

cần lựa chọn một đơn vị thiết kế, in ấn chuyên nghiệp. Hãy tham khảo thêm bài viết về thiết kế profile của chúng tôi để hiểu thêm việc này.

Hỏi: Cần bao lâu để thiết kế profile?

Trả lời: Thông thường mất từ 2 tuần đến 1 tháng để thiết kế một cuốn profile công ty. Công việc này có thể nhanh hơn nếu như bạn chuẩn bị dữ liệu thật tốt.

“Nếu tôi cần thiết kế một cuốn profile trong 2 ngày thì Kinh Bắc Web có đáp ứng được không?” . Trong đa số trường hợp câu trả lời của chúng tôi là “không thể”. Vì một tài liệu quan trọng như profile công ty cần được đầu tư về thời gian và nguồn lực để chau chuốt nó trở nên hoàn hảo.

Hỏi: Tôi cần chuẩn bị những gì để thiết kế một cuốn profile cho công ty?

Trả lời: Trước khi tìm đến đơn vị thiết kế profile, bạn cần chuẩn bị về mặt nội dung và hình ảnh bạn mong muốn đưa vào cuốn profile. Càng chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng, công việc thiết kế profile càng trở lên dễ dàng và nhanh chóng.

Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo nếu chưa chuẩn bị được những thông tin trên. Dịch vụ tư vấn, biên tập nội dung và chụp hình của Kinh Bắc Web sẽ giải quyết toàn bộ các yêu cầu chuẩn bị cho cuốn profile của bạn.

Hỏi: Chất lượng hình ảnh được sử dụng để thiết kế profile?

Trả lời: Hình ảnh sử dụng trong profile phải là hình ảnh chất lượng tốt, được chụp bằng máy ảnh chuyên dụng. Một cách

dễ dàng để biết hình ảnh của bạn có thể sử dụng được hay không là xem kích thước ảnh. Ảnh có kích thước từ 300 DPI trở nên hoặc dung lượng mỗi file ảnh từ 3MB trở lên sẽ dễ dàng được in ấn.

Bạn cũng cần lưu ý rằng hình ảnh cần phải thống nhất với chủ đề và thông điệp của cuốn profile. Thế nên, tốt nhất bạn nên sử dụng dịch vụ chụp hình để có những bức hình chất lượng cao và phù hợp với nội dung profile.

Hỏi: Kích thước nào phù hợp cho cuốn profile?

Trả lời: Profile là tài liệu giới thiệu về công ty nên nó cần có tính “chuẩn mực”. Do vậy kích thước của profile thường là các kích thước thông dụng, dễ lưu trữ và sử dụng. Bạn có thể chọn kích thước A4, hoặc A5 (loại đứng hoặc nằm). Ngoài ra một số profile có dạng hình vuông (khổ 20cm x 20 cm, 28cm x 28cm v.v…). Bạn cũng nên lưu ý rằng kích thước của profile quá lớn hoặc quá nhỏ đều khó lưu trữ và sử dụng.

Hỏi: Dùng loại giấy gì để in profile ?

Trả lời: Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 – 30 trang bạn có thể sử dụng giấy

Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy C200) để làm ruột, còn bìa thì dày hơn (C300). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán bóng để giữ cho bìa profile bền hơn và sang trọng hơn.

Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hơn và đắt tiền hơn Conquerer, giấy mỹ thuật ngoại nhập …

Hỏi: Tôi có thể in 100 cuốn profile được không?

Trả lời: In ấn profile phải sử dụng máy in công nghiệp để đạt được chất lượng hình ảnh tốt nhất. Do vậy, số lượng in cho mỗi lần in phải từ 500 – 1000 cuốn. Nếu bạn in số lượng ít hơn, các nhà in thường không nhận hoặc sẽ nhận với chi phí in rất cao.

Hỏi: Công ty tôi là nhà thầu xây dựng và cập nhật các dự án mới vào profile mỗi năm, có Hỏi: cách nào để làm việc này không?

Trả lời: Profile được sử dụng khá thường xuyên và với nhiều trường hợp sử dụng khác nhau. Mỗi năm bạn có thể sử dụng

từ vài trăm tới hàng nghìn cuốn profile. Do vậy nếu bạn muốn cập nhật profile mỗi năm, bạn có thể làm mới và thiết kế thêm. Trong trường hợp bạn vẫn chưa sử dụng hết profile cũ và muốn cập nhật thêm những thông tin mới, chúng tôi khuyên bạn sử dụng loại profile có gáy xoắn, có thể dễ dàng thêm những tờ khác vào.