Tổng đài điện thoại nội bộ là gì?
Tổng đài điện thoại nội bộ (Private Automatic Branch Exchange) là một hệ thống liên lạc quan trọng và cần thiết hoạt động trong nội bộ của một công ty, doanh nghiệp. Nó giúp cho nhân viên giữa các bộ phận và các cấp có thể liên lạc, kết nối với nhau dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Sơ đồ Giải Pháp Tổng đai điện Thoại nội bộ
Hiểu theo nghĩa chuyên ngành, tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…
Đối với nhiều doanh nghiệp, công ty có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông hay có nhiều bộ phận, việc thiết lập một tổng đài điện thoại nội bộ hoàn toàn thiết thực và cần thiết.
Cách tạo tổng đài nội bộ cho công ty
Để tạo tổng đài nội bộ cho công ty của mình, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây.
Huong Dan Su Dung Dien Thoai Noi Bo
Bước 1: Trang bị các thiết bị cần thiết
Để có thể lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động hiệu quả thì trước tiên bạn cần phải trang bị các phương tiện cần thiết. Đầu tiên là bạn cần các đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, CMC, VNOT…
Tiếp theo là các thiết bị như:
- Điện thoại IP phone. Tham khảo: Điện thoại IP là gì? Các loại điện thoại IP thường sử dụng hiện nay
- Tận dụng điện thoại analog sẵn có, kết nối với thiết bị chuyển đổi gateway
- Doanh nghiệp có thể dùng máy tính bàn, laptop, di động, tablet,… để sử dụng tổng đài
- Tai nghe để chất lượng cuộc gọi tốt hơn
- Hệ thống mạng internet, dây LAN
LAP DAT TONG DAI DIEN THOAI NOI BO
Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp
Trong thời điểm hiện tại, hoàn toàn không khó để các doanh nghiệp trang bị cho mình một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ riêng, tại Việt Nam đang có các đơn vị cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Erission, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, , LG, Samsung…
Việc lựa chọn thương hiệu bất kỳ đồng nghĩa với đơn giá và chất lượng kèm theo. Tùy vào ngân sách và quy mô công ty, sự yêu thích về nhãn hiệu, chất lượng mà bạn có thể lựa chọn đơn vị cung cấp tổng đài nội bộ phù hợp với công ty mình nhất.
Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ gói tổng đài phù hợp. Chẳng hạn như AntTel có các gói 5, 10, 20 ,50 người dùng. Lúc này, nếu bạn chưa có đầu số SIP, bạn có thể nhờ nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ chọn đầu số. Hiện tại trên thị trường có nhiều nhà cung cấp đầu số SIP như FPT, VNPT, CMC…
Bước 3: Triển khai đăng ký và lắp đặt tổng đài nội bộ
Sau khi đã có đầy đủ thiết bị, đã đăng ký đầu số, nhà cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ sẽ bắt đầu triển khai lắp đặt hệ thống này cho công ty bạn.
Nếu như công ty bạn có quy mô nhỏ < 50 người dùng, công tác triển khai sẽ diễn ra trong vài ngày. Nếu công ty bạn có mô hình lớn hơn thì công tác triển khai có thể kéo dài vài tháng. Trong giai đoạn triển khai, doanh nghiệp chỉ cần thông tin các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp.
Sau khi triển khai xong, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay tổng đài. Giao tiếp nội bộ sẽ không bị tính cước. Nếu gặp khó khăn trong sử dụng, doanh nghiệp có thể liên hệ đội hỗ trợ của nhà cung cấp.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ
Như chúng tôi đã đề cập, đối với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô rộng, hệ thống phân cấp đa dạng, tổng đài điện thoại nội bộ là phương tiện hỗ trợ không thể thiếu. Vậy, những lợi ích cụ thể mà tổng đài điện thoại nội bộ mang lại cho doanh nghiệp là gì?
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ:
- Các liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
- Độ bảo mật cao
- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
- Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn (như cuộc gọi liên tỉnh, cuộc gọi quốc tế). Kiểm soát được các cuộc gọi tốt hơn.
- Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
- Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
- Có thể chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
- Doanh nghiệp chỉ phải sử dụng 1 đầu số liên lạc duy nhất để giao dịch với khách hàng.
- Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến.
- Có thể thiết lập cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại của nhân viên nào trong công ty tùy theo vai trò và nhiệm vụ của họ
- …
